В ежедневието си ние установяваме връзки с други хора и това е изключително важен факт. Комуникацията, повече от просто обмен на думи, е... основна човешка потребностТъй като, като части от този огромен пъзел, наречен Вселена, ние се нуждаем от общуване с хора, с които можем да изградим връзки, позволяващи ни да изплетем мрежа от личностно, социално и професионално развитие.
Някои хора биха могли да твърдят, че твърдението, че комуникацията е необходимост, е преувеличение; ако обаче разгледаме историята на изграждането на Вавилонска кулаВ историята, където Бог наказва човешката амбиция, като ги лишава от общия код (език), чрез който са вплитали идеи, ясно виждаме последствията от нарушаването на взаимното разбирателство. Това води до бедствие, най-забележителната последица от което е, че паметникът никога не е завършен. Комуникация Това е мощен инструмент, който ни позволява да правим велики неща., тъй като ни позволява да изграждаме съюзи с нашите колеги (синергия), за да засилим усилията за изграждане на споделени реалности.
Днес разполагаме и със съвременни средства за комуникация, които са постоянно с нас и които са умножили способност за свързване във времето и пространствотоБлагодарение на технологичните мрежи, можем да говорим с хора, намиращи се навсякъде по планетата, да изпращаме съобщения за секунди и да координираме сложни действия с разпределени екипи. Всичко това увеличава това, което някои автори наричат свързаност: способността на отделни лица и организации да се свързват с голямо разнообразие от информационни, комуникационни и компютърни услуги и да комуникират помежду си с безпрецедентна гъвкавост.
Какво представлява комуникативният процес?
Начинът, по който осъществяваме комуникация, е известен като комуникативен процесТова включва поредица от елементи, подредени по такъв начин, че предаването на съобщението да стане ефективно. Не става въпрос само за говорене или писане, а за организирана поредица от действия, които позволяват на нещо в съзнанието на един човек да премине в съзнанието на друг, генерирайки реакция, промяна в отношението, емоция или решение.
От техническа гледна точка комуникацията се определя като действие и ефект от комуникациятаТоест, да се предават сигнали, използвайки общ код между подателя и получателя. Няколко автори подчертават, че има разлика между предаването на информация и комуникацията: Комуникацията задължително предполага отговор.Ако приемникът не генерира никаква реакция, няма истински обмен, а само еднопосочно предаване.
Следователно се казва, че комуникацията е процес на взаимодействиеЕдин или повече хора (податели) предават съобщение с цел то да бъде разбрано от един или повече хора (получатели) и да генерира промени или отговори. Тези отговори от своя страна пораждат нови реакции у първоначалния подател, което води до непрекъснат цикъл на обмен. Качеството на този цикъл определя ефективност на връзката между отделните лица.
Въпреки че има и други аспекти, които трябва да се вземат предвид, важно е да се подчертае, че централната ос на комуникационния процес е съобщениеТова съдържа информацията и е елементът, чрез който можем да споделяме (и от своя страна да получаваме) идеи, мисли и емоции. Това послание може да бъде изразено вербално (устни или писмени думи) и невербално (жестове, поза, мълчание, тон на гласа, физическа дистанция и др.), като двете нива постоянно си влияят взаимно.
В ежедневието този процес става видим в много разнообразни ситуации: от непринуден разговор между приятели до сложни бизнес преговори, включително урок в класната стая, онлайн чат или екипна среща. Във всички случаи преобладава една и съща логика: Някой иска да изрази нещо на някой друг, използвайки специфичен код и канал, в рамките на даден контекст. и получаване на определен вид отговор.
Елементи, изграждащи комуникационния процес
Предвид важността на комуникацията в човешкото ежедневие, мнозина са се посветили на оценката на развитието на процеса, елементите, които му влияят, и как те са взаимосвързани. Всичко това се прави с цел задълбочено проучване на начина, по който се изпълнява. може да разработи инструменти които спомагат за оптимизирането му, насърчавайки комуникацията на различни нива (лично, образователно, организационно, социално и др.). Елементите, които го съставляват, са показани по-долу:
- участници: Това включва хората, участващи както в предаването, така и в приемането на съобщението. Те са отговорни за генерирането на идея, нейното изразяване и кодиране, както и за приемането, интерпретирането и реагирането на нея. Във всяка човешка комуникация има поне един... предавател и приемниквъпреки че тези роли често се редуват динамично.
- Предавател: Това е, което генерира съобщението. Идеята възниква от някакъв регион на мозъка ви и от трябва да го разпространимСледователно, индивидът в тази роля кодира тези умствени процеси чрез думи, жестове, символи или сигнали, така че събеседникът му да може да сподели идеята. Изпращачът също така решава комуникативна цел: да информирам, да убеждавам, да мотивирам, да изразявам емоции, да искам нещо и др.
- приемник: Получателят е човекът или групата хора, до които е адресирано съобщението. В тази си роля те активират мозъчни механизми, за да декодират току-що полученото съобщение, формирайки си впечатление за него. Получателят интерпретира съобщението въз основа на собственото си разбиране. предишен опит, емоции, вярвания и културен контекстСледователно, получателят никога не е пасивен субект: той подбира, организира и придава смисъл на това, което възприема. В случаите на двустранна или диалогична комуникация, получателят генерира отговор в съответствие с полученото съобщение (в този случай поемайки ролята на подателя).
- Съобщението: Това е идеята, която искаме да предадем, и тя произтича от умствени процеси, повлияни от различни фактори, като например:
- Код на служителя: отнася се до езикЕзикът, жаргонът или диалектът може да бъде естествен език (испански, английски и др.), технически език (специализирана терминология), невербален код (жестове, изражения на лицето) или символна система (графика, икони, пътни знаци). За да се осъществи комуникация, подателят и получателят трябва да споделят този код в по-голяма или по-малка степен.
- Тон на гласа: Това дава мета-съобщение което помага да се потвърди, уточни или дори да се опровергае това, което човек иска да предаде. Едно и също твърдение може да звучи нежно, иронично, агресивно или неутрално в зависимост от използвания тон.
- канал: Състои се от избраната среда за разпространение на посланиетоИ е тясно свързано с вида комуникация, която човек желае да установи. Каналът е важен, защото ако кодираме съобщението в неподходяща среда, комуникацията ще се прекъсне и съобщението няма да достигне до предвидените получатели. При устната комуникация каналът обикновено е въздух (звукови вълни); докато при писмената комуникация това може да бъде хартия, екран, писмо, имейл или чат. Съвременните технологии разширяват тези канали чрез компютърни мрежи, които позволяват синхронна комуникация (видео разговори, незабавни съобщения) или асинхронна комуникация (имейл, форуми, записани съобщения).
- Контекст: То обхваща заобикалящата съобщението средаТук бихме могли да включим физическите аспекти, които характеризират мястото, където осъществяваме комуникационната връзка (шум, осветление, разположение на пространството), но това се отнася и до историческите, социалните и културните елементи, които определят времето и средата, в която се осъществява процесът. Едно и също послание може да бъде интерпретирано по много различен начин в бизнес среща, на семейна вечеря или в разговор между непознати.
- обратна връзка: Това е свързано с процеса, при който получателят поема ролята на подател, като кодира съобщение в отговор на стимула, получен от събеседника си. отговор Обратната връзка може да бъде вербална (коментар, въпрос, приемане или отхвърляне) или невербална (жестове, мълчание, промени в стойката). Обратната връзка ви позволява да проверите колко успешно е било предадено и разбрано съобщението и да коригирате комуникацията, когато е необходимо.
В някои среди, като например организации, се правят допълнителни разграничения между официални и неофициални каналиФормалните комуникационни канали установяват структурите на компанията (официални комуникации, отчети, йерархични срещи) и са свързани с координацията на работата и контрола на поведението. Неформалните комуникационни канали възникват спонтанно между членовете (разговори в коридора, импровизирани разговори) и изпълняват важни функции в... социална сплотеност, емоционално изразяване и бърза обратна връзка.
Същност и функции на комуникацията между индивидите
Разберете естеството на комуникативния процес между индивидите Това включва надхвърляне на техническите елементи и анализ на това защо хората общуват, каква роля играе комуникацията в социалния живот и как тя се свързва с вземането на решения, мотивацията и личностното изразяване. В групите и организациите комуникацията изпълнява няколко основни функции.
Първата основна функция е да контролФормалната комуникация служи за насочване и регулиране на поведението на членовете на дадена група или организация. Чрез правила, инструкции, политики, срещи и известия хората са информирани за това какво се очаква от тях, какви задачи трябва да изпълняват и какви са границите на техните действия. Когато служител има оплакване, свързано с работата, например, той се моли да го съобщи на прекия си ръководител чрез установен канал. Неформалната комуникация може също да упражнява контрол: самата група оказва натиск върху тези, които не изпълняват задълженията си, да се подобрят, тъй като тяхното представяне влияе върху останалата част от групата.
Друга ключова функция е тази на мотивиранеЯсното съобщаване на задачи, цели и резултати помага на хората да разберат целта на своите усилия. Освен това, убедителните речи, посланията за признание и разговорите за обратна връзка могат да засилят участието и ангажираността. От тази гледна точка комуникацията е ресурс за да стимулира производителността и личностното развитиестига да има съответствие между казаното и направеното.
Комуникацията също така изпълнява функция на емоционално изразяване и социализацияРазговорите ни позволяват да споделяме фрустрации, радости, страхове и очаквания, действайки като вид психологически „изпускателен клапан“. Неформалните разговори в коридорите, по време на почивките или в дигиталните пространства помагат на хората да се чувстват чути и признати, засилвайки чувството им за принадлежност към групата. Чрез тези ежедневни обмени ние изграждаме... облигации на доверие и ценностите, имплицитните норми и начините за правене на нещата се предават.
Четвърта съществена функция е да улесняват вземането на решенияКомуникацията предоставя информацията, от която отделните лица или групите се нуждаят, за да идентифицират опции, да оценят алтернативите и да изберат начини на действие. Без адекватен поток от данни, мнения и оценки, качеството на решенията намалява драстично. Начинът, по който тази информация се споделя и обсъжда (например, дали се насърчава открит диалог или се налага йерархичен монолог), също влияе върху... участие и приемане на окончателните решения.
Някои автори също така разграничават функцията изразителен на комуникация (фокусирана върху изразяване на чувства, идентичност, креативност) и функция утилитарен (насочени към постигане на конкретни резултати). Последните се подразделят според информативен (предаване на данни, новини, инструкции) и функция убедителен (влияние върху нагласите и поведението). В реалния живот всички тези аспекти обикновено са смесени: едно и също послание може да информира, мотивира, да изразява емоции и да търси придържане към дадена идея.
Разговорът като ядро на комуникационния процес
В рамките на междуличностната комуникация, разговор То заема централно място. Може да се разбира като социалното умение за неформално и непринудено говорене, лице в лице или чрез дигитални канали, с различни хора по най-различни теми. Това не е просто обмен на информация: разговорът е пространство, където хората... съвместно създаване на значенияТе изграждат взаимоотношения и изследват идеи.
Някои специалисти сравняват разговора с тенис мачТемата е като топка, която бързо се предава от един човек на друг, като всички участват. Всеки човек добавя към казаното от другия, усъвършенства го, разширява го или го поставя под въпрос, така че смисълът да се развива съвместно. Колкото по-балансиран е този обмен (тоест, колкото по-малко монолози и колкото по-активно е слушането), толкова по-богат става разговорът.
В професионален контекст, разговорният стил на лидера има значително влияние. Някои мениджъри почти не разговарят, ограничавайки се до издаване на кратки заповеди, докато други говорят прекомерно, без да оставят място за участие на екипа. И двете крайности могат да генерират съпротива. От друга страна, това, което се цени, е... идеален събеседник: човекът, който знае как да води смислени разговори, който вдъхновява да правим нещата по-добре, който слуша внимателно и който използва диалог, за да изгради интегративни решения.
Сред чертите на този компетентен събеседник са: познаване на хората, с които работи, отделяне на време за разговори във формален и неформален контекст, неимпровизиране безотговорно, когато темата е чувствителна, показване на... емпатия и благоразумие В своите изявления те трябва да дават и да искат обратна връзка, да се доверяват на другите и да делегират правомощия, да преодоляват противоположни гледни точки, да споделят подходяща информация и да се изправят директно срещу трудни разговори, вместо да ги избягват.
Развиването на тези разговорни умения засилва съвместният характер на комуникационния процесКомуникацията престава да бъде просто изпращане на заповеди или данни и се превръща в пространство, където хората договарят значения, съгласуват се за действия и изграждат общи визии, които насърчават сътрудничеството.
Фактори, които променят комуникационния процес
Често комуникационният процес е неефективен, защото съобщението не може да бъде предадено, защото е било кодирано неправилно или защото е било интерпретирано много различно от очакваното. Поради тази причина трябва да вземем предвид следните елементи и въздействието, което те могат да окажат върху комуникацията между хората.
- Използване на неафинен код: Когато информацията е кодирана по начин, който не е общ за всички участващи страни, процесът се проваля, защото, въпреки че получателят е бил свидетел на съобщението, той не е могъл наистина да го получи, тъй като не е разполагал с информацията, необходима за декодирането му. Това се случва, когато се използва технически жаргон с неспециалисти, когато говорят на език, който другият човек не разбира, или когато използват културни препратки, за които другият човек не е запознат.
- Канал с смущения: Шумът и други смущения, които възпрепятстват протичането на процеса, са фактори, които ограничават комуникацията. Шумът може да бъде физически (околни звуци, лоша връзка по време на видео разговор), психологичен (притеснения, предразсъдъци, липса на внимание) или семантичен (Неясни думи, объркващи съобщения). Колкото по-високо е нивото на шум, толкова по-голяма е вероятността от недоразумения.
- Анализ на контекста: Ако хората, участващи в процеса, идват от различен социален или културен произход, разбирането на посланието може да се промени, тъй като интерпретацията на стимулите може да варира в различните среди. Жестовете, мълчанието, израженията или дори очакваното ниво на формалност могат да имат много различни значения. Ефективната комуникация изисква междукултурна чувствителност и способността за адаптиране на съобщението към контекста.
В допълнение към тези фактори, следните имат решаващо влияние: лични нагласи Факторите, свързани с участниците, включват готовността им да слушат, откритостта към гледните точки на другите, нивото на доверие, емоционалното състояние в момента и дори умората. Едно технически добре формулирано съобщение може да се провали, ако бъде предадено в неподходящ момент или ако получателят е емоционално блокиран.
В областта на организациите се добавят и други елементи, като например йерархични бариери (страх от разговор с началници, изопачаване на съобщенията при изкачване или надолу по йерархията), информационно претоварване (твърде много имейли, чатове и срещи, които правят невъзможно обработването на всичко) или съществуването на подгрупи с конфликтни интереси. Идентифицирането на тези бариери е първата стъпка към препроектиране на по-ясни и по-достъпни комуникационни потоци.
Как да подобрите предаването на вашето съобщение?
В много области е от съществено значение комуникацията да се осъществява правилно, за да се избегнат недоразумения и да се насърчат здравословни и продуктивни взаимоотношения. Много хора са се посветили на това... наблюдение на развитието на комуникационния процесИ от тези наблюдения са извлечени практически насоки за подобряване на начина, по който предаваме посланията си.
- Придружете съобщението с знаци и невербални ресурси които подсилват това, което искаме да предадем. Последователният език на тялото (зрителен контакт, кимане, поддържане на открита стойка) засилва достоверността на посланието и помага на слушателя да схване нюанси, които не се изразяват само с думи.
- Наблюдавайте как е прието съобщението и преценете дали реакцията на получателите съответства на съдържанието му. Ако не, поканете другия човек да изрази мнението си относно информацията, която получава. Този жест на активно слушане Това позволява бързото откриване на погрешни тълкувания и коригиране на дискурса.
- Използвайте a правилен тон на гласа и да наблегнем на частите, които смятаме за важни. Модулирането на силата на звука, скоростта и паузите помага да се поддържа вниманието на слушателя и да се откроят ключови идеи, без постоянно да се повтаря едно и също нещо.
- Опитваме се да се позиционираме по начин, който ни позволява да вземем предвид условията, които могат да ограничат гледната точка на другия човек. Това включва практикуване когнитивна и емоционална емпатияЗапитаме се какво знае събеседникът, как се чувства, какво го тревожи и от каква гледна точка интерпретира казаното от нас.
- Оценете вида на съобщението, което искате да предадете, за да определите контекст и канал които най-добре отговарят на ситуацията. Чувствителните въпроси често изискват директна, лична комуникация, докато рутинната информация може да се предава чрез по-безлични канали. Изборът на правилния канал намалява риска от недоразумения и показва по-голямо уважение към получателя.
Към тези препоръки можем да добавим още някои, произтичащи от изследването на междуличностната и организационната комуникация: подгответе съобщението предварително, когато е заложено важно решение, адаптирайте езика към нивото на знания на получателя, поискайте изрична обратна връзка („Как виждате това?“, „Какво мислите?“), обобщете договорените точки накрая и бъдете готови да правилно или квалифицирано когато се забележи, че нещо не е било правилно разбрано.
Характерът на комуникацията между индивидите показва, че тя не е механичен акт, а сложно взаимодействие, повлияно от кодове, канали, контексти, емоции, социални роли и лични стилове. Колкото по-добре разбираме тези компоненти и колкото по-наясно сме с тяхното въздействие, толкова по-добре ще бъдем подготвени да изграждаме взаимоотношения, основани на взаимно разбирателство, да разрешаваме конфликти творчески и да координираме действията си за постигане на общи цели.